日々、たくさん送られてくるメールですが、今年に入ってから、仕事が終わって帰るときには、必ず受信トレイを空にして帰るようにしました。以前は、受信トレイにメールがたくさん残っていました。
受信トレイにたくさんメールがあることのデメリットは、
- メールチェックに時間がかかる
- 同じメールを何度もチェックしている
- 重要なメールを逃してしまうことがある
など、いろいろと問題点はありました・・・
まず、全体の流れは、状況を確認して、メールをチェックする度合いが低いものから対応してきます。また、Gmail を使用していますので、他のメーラでは設定が異なります。
状況の確認
どういったメールが来ているのかを確認するために、フィルタとラベルを使ってメールを整理していきます。ここではフィルタでラベル付けを行うだけです。整理するのに時間がかかるので、1日で行わずに数日に分けて行うと比較的楽にできます。また、ラベルは、「ラベルリストに表示」で「未読の場合は表示」にしておきます。
チェックする必要のないメール
フィルタとラベルを使って整理したメールの中で、読む必要がないメールやあとで調べるときに必要なメールなどは、設定→フィルタで「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」、「既読にする」にチェックを入れます。
まとめてチェックできるメール
読む必要があるけど、1日に1回、まとめてチェックできればいいメールは、設定→フィルタで「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」にチェックをいれます。この設定をすることで、該当ラベルの未読数がわかり、まとめてチェックすることができます。
重要なメール
受信トレイに残るのが、確認する必要のあるメールとなります。このメールは内容を確認して、返信が必要であれば返信を行い、必ず「アーカイブ」します。そうすることで、受信トレイからなくなるので重複チェックはなくなります。
以上、まとめると仕事が終わって帰るときには、必ず受信トレイを空にすることのメリットは、
- メールチェックの時間短縮
- 同じメールを何度もチェックしない
- 重要なメールは逃さない
- 迅速な返信
- 頭の中も整理される
など、受信トレイにたくさんメールがあるときの問題点が解消されます。まだまだ改善点はありますが、どなたかの参考になれば幸いです。